18/09/2019 13:48

Betalingstermijn op factuur. Is dat voldoende?

Bedrijven vermelden op hun facturen bijna altijd een betalingstermijn. Helaas wordt deze uiterste betaaldatum regelmatig overschreden door opdrachtgevers of kopers. Hierdoor kunnen ondernemers in financiële problemen komen. Wat zegt de wet over betalingstermijnen en hoe kun je als bedrijf het beste met wanbetalers omgaan?

Nieuwe Wet Betalingstermijnen
Als ondernemer verwacht je in principe dat jouw facturen op tijd worden betaald, zelfs als je geen uitdrukkelijk betalingstermijn met jouw klant hebt afgesproken. Toch krijgt bijna iedere ondernemer wel eens te maken met te laat of niet betaalde facturen. Met als gevolg dat u in financiële problemen kunt komen.

Om de ondernemers hiertegen te beschermen is sinds 16 maart 2013 de nieuwe Wet Betalingstermijnen van kracht. Hierin is vastgelegd dat de betalingstermijn tussen bedrijven onderling maximaal dertig dagen is. Hiervan kan bijna niet worden afgeweken, ook niet als er geen betalingstermijn op de factuur staat vermeld.

Wat houdt de nieuwe Wet Betalingstermijnen in?
In de periode vóór 16 maart 2013 stond je als ondernemer vrijwel machteloos tegen wanbetalers. Om zelfstandige ondernemers beter te beschermen is dit in de nieuwe wet aangepast. Ook als bedrijven onderling contractueel niets hebben vastgelegd, moet de factuur nu uiterlijk dertig dagen na ontvangst van de factuur worden betaald.

Er zijn een paar uitzonderingen mogelijk, maar dit komt zelden voor. Zo mag er een langere betalingstermijn van maximaal zestig dagen tussen bedrijven worden afgesproken. Maar dat moet vooraf door beide partijen zijn vastgelegd. Een betalingstermijn van langer dan zestig dagen is alleen toegestaan als dit voor geen van beide partijen nadelig is.

Wat is de betalingstermijn voor overheidsopdrachten?
Ondernemers die een dienst leveren aan de overheid staan nog sterker. Facturen van ondernemers aan de overheid moeten altijd binnen dertig dagen na de factuurdatum worden betaald. Afwijken van deze termijn is vrijwel niet mogelijk, aangezien de overheid de wettelijk vastgelegde Algemene Rijksvoorwaarden gebruikt.

Aan welke regels moet ik mij houden?
Een factuur moet aan een aantal wettelijke regels voldoen. Zo moet je altijd de volledige bedrijfsgegevens noemen, inclusief het btw-nummer en het KvK-nummer.

Daarnaast moet de factuur de volgende gegevens bevatten: het totaalbedrag, informatie over de geleverde diensten en/of producten, de factuurdatum en adresgegevens van de ontvanger. Als u met een andere ondernemer zaken doet, hoeft de betalingstermijn niet per se te worden vermeld. Immers, de nieuwe Wet Betalingstermijnen stelt hiervoor duidelijke regels (30 dagen). Maar het is wel aan te raden om misverstanden te voorkomen.

Wanbetaling: te voorkomen?
Wanbetaling kun je niet voorkomen, maar wel beperken. Stuur facturen zoveel mogelijk op regelmatige basis, bijvoorbeeld per week of per maand. Als je na het afronden van een opdracht na vier maanden eenmalig een hoge factuur stuurt, breng je een (kleine) opdrachtgever wellicht in de problemen. Mogelijk heeft hij dit bedrag wel voor jou gereserveerd, maar heeft het bedrag nog niet op zijn bankrekening staan. Immers, ook hij kan hinder hebben van wanbetaling of late betalers. Als je in plaats daarvan iedere maand factureert, heb je op de laatste dag van je klus waarschijnlijk al een groot deel ontvangen. En volgt de laatste betaling na dertig dagen.

Maatregelen tegen wanbetaling
De nieuwe Wet Betalingstermijnen heeft de hooggespannen verwachtingen niet helemaal kunnen waarmaken. Wanbetaling is nog aan de orde van de dag. Echter, winst van deze wet is wel dat je als ondernemer in ieder geval altijd in je recht staat bij wanbetaling. Als een opdrachtgever jouw factuur dus niet binnen dertig dagen betaalt, mag je tegenwoordig direct een standaardvergoeding voor incassokosten vragen. Dit is een percentage van de rekening, met een minimumbedrag van 40 euro. Hoe hoger het niet betaalde bedrag, hoe hoger de incassokosten. Daarnaast mag je wettelijke rente in rekening brengen. Echter, er zijn eerst nog vriendelijker methodes om een klant tot betaling te bewegen.

1. Stuur een herinnering

Als je na dertig dagen nog geen betaling hebt ontvangen, stuur je in eerste instantie een herinnering. Blijf vriendelijk in deze brief, want niet iedere klant of opdrachtgever is een bewuste wanbetaler. Het overkomt bijna iedereen wel eens. Betaling kan een keer aan je aandacht zijn ontsnapt. Als de relatie met de klant goed is, zal deze klant meestal alsnog tot betaling overgaan, tenzij hij niet wil of niet kan betalen. In het laatste geval is het treffen van een betalingsregeling een optie.

2. Stuur een tweede herinnering

Als na de eerste herinnering niet wordt betaald en geen reactie volgt, is het tijd voor een tweede betalingsherinnering. Vermeld in deze brief een uiterste betaaldatum van bijvoorbeeld 7 dagen en voeg voor de volledigheid de eerste herinnering als bijlage bij. Check voor de volledigheid nogmaals de adresgegevens of het e-mailadres van de klant.

3. Neem telefonisch contact op

Als de klant na deze herinnering niet heeft gereageerd en na zeven dagen ook nog niet heeft betaald, is het tijd voor een andere benadering. Je geduld is op en de onbetaalde factuur is inmiddels een grote bron van ergernis geworden. Het beste is om telefonisch contact op te nemen. Je herinnert de klant er dan persoonlijk aan. En hij kan niet als smoes beweren dat hij de factuur niet heeft ontvangen. Sommige ondernemers moeten hiervoor wellicht een drempel over, omdat ze het lastig vinden om te doen. Dat is begrijpelijk. Maar onthoud dat je volledig in je recht staat. Daarvan zal de wanbetaler zich ook goed bewust zijn. Reageert hij niet correct, dan is dat een goed moment om af te vragen of deze klant het wel waard is om jouw klant te blijven. Probeer de afspraak met de klant schriftelijk te bevestigen.

4. Verstuur een aanmaning.

In de laatste aanmaning moet je aankondigen dat je de vordering uit handen gaat geven aan een incassobureau. Je kunt in deze brief melding maken van een verhoging van de rekening met de standaardvergoeding voor incassokosten (vermeld het correcte bedrag van incassokosten!), inclusief de wettelijke rente of wettelijke handelsrente. Geef jouw klant veertien dagen de tijd om de factuur alsnog te betalen. Doet hij dit niet, dan is hij verplicht ook de incassokosten te betalen.

5. Schakel een incassobureau in

Als de rekening nu nog altijd niet betaald is, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Je draagt de factuur, herinneringen, aanmaningen en evt. e-mailcorrespondentie over aan een incassobureau. Je deelt de wanbetaler mee dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor rekening van hem komen. De meeste ondernemers die te maken krijgen met een wanbetaler kiezen voor een ‘No Cure, No Pay’-incassobureau. Als er geen geld wordt geïncasseerd, heb jij ook geen kosten.

6. Rechtsmaatregelen / gerechtelijke incasso

Wat als de wanbetaler nog steeds weigert om te betalen? Dan volgt allerlaatste stap: de gang naar de rechter. Meestal zal dat de kantonrechter zijn. Een kantonrechter is bevoegd is om geldbedragen tot € 25.000,- in behandeling te nemen. Mulderij Bedrijfsjuristen stelt voor u een dagvaarding op en daagt de wanbetaler voor de rechter. In de dagvaarding wordt vermeld wat er wordt geëist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover je beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken. Ook moeten eventuele verweren / bezwaren van de wanbetaler in de dagvaarding worden vermeld.

De rechter doet meestal al na 4 weken uitspraak via een zgn. “verstekvonnis”, tenzij er verweer wordt gevoerd (de klant kan het bijv. niet eens zijn met de betaling). Een vonnis heeft “executoriale kracht”, wat betekent dat beslag kan worden gelegd met behulp van dit vonnis.

De meeste wanbetalers worden “betalers”
Uiteindelijk kan zo bijna iedere wanbetaler tot betaling worden gedwongen en ontvang je alsnog het geld waarop je recht hebt. Er zijn altijd uitzonderingen. Denk bijvoorbeeld aan een faillissement of wettelijke schuldsanering. Dan rest u niets anders dan uw niet betaalde rekening in te dienen bij de curator of bewindvoerder.

Deze blog is geschreven door Mr. Arwin Mulderij van Mulderij Bedrijfsjuristen. Mulderij Bedrijfsjuristen verleent rechtsbijstand, ook in gerechtelijke procedures, aan bedrijven op het gebied van o.a. contractenrecht, bedrijfsrecht en beslag- en executierecht. Ook is Arwin specialist in het opstellen van (internationale) algemene voorwaarden en maatwerkcontracten.

Geef als eerste een reactie

Geef een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.




SLUIT
CLOSE